Heb je ooit het gevoel gehad dat je productieteam niet meer vooruitgaat? Dat jullie processen wel soepel lopen, maar echte verbetering uitblijft? Je bent niet de enige. In lean productiemanagement komen groeiplateaus vaak voor. Terwijl de principes van lean een soort druk, een ‘verbeterplicht' met zich meebrengen. Wat te doen? Met een aanloop van vijf stappen spring je dwars door dit glazen plafond heen.
In zijn boek Performance Behavior schrijft lean expert Neil C.W. Webers (en tevens in veel andere literatuur te vinden) over de vijf stappen naar een doorbraak: definieer, meet, analyseer, verbeter, controleer (volgens de DMAIC verbetercyclus). Via deze route kun je een plateau doorbreken en je proces naar een hoger niveau tillen. Te simpel? Onthoud dat de blik van een beginner juist tot nieuwe inzichten kan leiden. Laten we deze stappen doorlopen en ze koppelen aan de lean principes van het Toyota Production System (TPS).
Stap 1: Definieer het probleem
Wat houdt je tegen? Waar zie je stagnatie? Een groeiplateau ontstaat meestal door verborgen verspillingen (muda), variabiliteit (mura) of overbelasting (muri). Duidelijke problemen zijn toegenomen wachttijden en foutmarges. Maar wanneer de verbeterslagen steeds lastiger vast te stellen zijn, blijkt bijvoorbeeld dat medewerkers moeite hebben om de juiste prioriteiten te stellen, ze te gericht zijn op hun taken in plaats van talentontwikkeling, of meer taken gestandaardiseerd kunnen worden.
Wat vaak vergeten wordt wanneer het bedrijf groeit: Toyota's principe om ‘naar de bron' te gaan. Ga zelf de werkvloer op, observeer en praat met medewerkers. Een probleem wordt pas oplosbaar als je het scherp definieert. Medewerkers zijn de grootste kenners van het proces. Vermijd vage klachten zoals ‘de efficiëntie is gedaald', maak het concreet: waar lopen mensen tegenaan? Welke getallen liggen daaraan ten grondslag?
Stap 2: Meet de huidige situatie
Nu je het probleem scherp hebt, is het tijd om data te verzamelen. Zonder meetgegevens ben je aan het gokken. Lean management draait om kaizen (continue verbetering) en dat kan alleen als je weet waar je precies staat. De Gemba-methode wordt vaak gebruik om specifieke problemen op te sporen.
Hierbij focus je op het proces, meet je doorlooptijden, foutpercentages en stilstand. Betrek medewerkers en stel vragen. Het belangrijkste aan de Gemba-methode: ga de werkvloer op, kom oog in oog met het probleem. Belangrijke vragen die je tijdens deze zoektocht kunt stellen:
‘Welke processen kosten onverwacht veel tijd?'
‘Welke kwaliteitsproblemen komen (vaker) voor?'
Het volgende aspect is even belangrijk: Beschrijf ieder deel van je proces in gegevens. Registreer metingen en zorg dat ze betrouwbaar en reproduceerbaar zijn. Alleen dan kun je beoordelen of je verbetering écht werkt.
Stap 3: Analyseer de oorzaak
Waarom loop je vast? Nu je het probleem kent en hebt gemeten, moet je begrijpen waarom het gebeurt. Hier komt Toyota's "5x Waarom" van pas. Bijvoorbeeld:
Probleem: ‘Productie-output is gedaald met 10%.'
1. Waarom? Omsteltijden van machines zijn langer.
2. Waarom? Operators hebben moeite met het wisselen van tools.
3. Waarom? Er is geen standaard werkwijze voor toolwissels.
4. Waarom? Procedures zijn onduidelijk en verschillen per shift.
5. Waarom? Er is geen training voor standaard omsteltijden.
De echte oorzaak blijkt een gebrek aan training en standaardisatie, niet de machine zelf. Pas als je de kern van het probleem begrijpt, kun je het effectief oplossen.
Stap 4: Verbeter het proces
Nu je de precieze oorzaak en omvang van de problemen kent, kun je gerichte verbeteringen doorvoeren. Maar blijf je vasthouden aan de stappen hiervoor. Hoe meetbaar is het als je direct alles rigoureus omgooit? Kleine aanpassingen houden de boel overzichtelijk. Weber haalt de PDCA-cyclus aan: plan, do, check, act.
Plan: Ontwikkel een verbeteractie. Bijvoorbeeld, creëer een standaard omstelprocedure en train operators.
Do: Test de nieuwe werkwijze in een kleine pilotgroep.
Check: Meet de impact. Is de omsteltijd gedaald? Zijn operators tevreden?
Act: Beoordeel of de oplossing werkt. Zo ja, schaal op. Zo nee, pas aan en herhaal.
Op deze manier voorkom je overhaaste implementatie zonder evaluatie. Lean draait om leren door te doen. Klein beginnen, meten, bijstellen. En bovendien: vertrouwen houden in je proces, in je groei. Als er grote veranderingen bezig zijn, zou dat betekenen dat je tien stappen geleden al een foute afslag hebt genomen. En zelfs dan wil je niet met een grote omweg weer terug op je pad komen. Je zet tien stappen terug, en kijkt per stap waar het mis ging.
Stap 5: Controleer en borg de verbetering
De laatste stap is misschien wel de moeilijkste: voorkom terugval. Zonder controle en discipline vallen veel verbeteringen na een paar maanden weer weg. Lean gebruikt hier standaardisatie en visueel management: Documenteer de nieuwe werkwijze en train medewerkers. Zorg voor menselijke controle, dicht bij de bron.
Een sterke lean organisatie blijft continu reflecteren en bijsturen. Dit is waarom Toyota nog steeds tijdloos aan de top staat. Niet door grote revoluties, maar door dagelijkse, kleine verbeteringen die standhouden.
Klaar om door je groeiplateau te breken?
Maak je klaar om te springen. Waar zit in jouw organisatie een groeiplateau? Welke stap uit dit model kun je vandaag nog zetten? Lean is geen sprint, maar een marathon. Gebruik de vijf stappen, wees kritisch, en zorg dat verbeteringen blijvend zijn. Wil je ondersteuning bij het doorbreken van een groeiplateau in jouw productieomgeving? Neem contact op met KONA Operational Excellence en ontdek hoe we jouw team naar het volgende niveau tillen.
