Wie vooruit wil, kan als een gek gaan sprinten. Alleen hoe lang hou je dat vol? Bovendien, als je niet meer kan, voelen zelfs de kleinste stappen als loodzware opgaves. Gebalanceerde vooruitgang gaat niet alleen om snelheid. Het gaat om het juiste fundament: conditie, techniek en mentaliteit. Een triatleet zwemt 3,8 kilometer, fietst er vervolgens 180 en rent tot slot nog een volledige marathon. Het liefst zo snel mogelijk, maar nooit op volle snelheid. Vooruitgang in je operationele processen – volgens principes van continue verbetering – werkt net als een triatlon. Waarom? Dat leggen we bij KONA Operational Excellence graag aan je uit.
KONA helpt productie– en warehousing-organisaties bij het realiseren van transities door het ontwikkelen, ontwerpen, verplaatsen en verbeteren van operationele processen. Dit alles met als doel om de operationele prestatie te optimaliseren. Roel Nieuwenhuizen is oprichter van KONA en zelf een fervent triatlonatleet. “Ik vind het enorm leuk om vooruitgang te boeken en anderen daarbij te helpen. Dat merk ik ook nu ik al een tijd bezig ben met triatlons.” Ook in de sport komt deze drijfveer voor zijn werk dus naar boven: het realiseren van vooruitgang en iedere dag een beetje beter worden. Dat deed hij eerder jarenlang, op gebied van procesverbetering, bij Morgens Industries. Met ‘zijn’ KONA laat hij die voorganger achter zich, maar blijven de werkzaamheden volgens dezelfde kernwaarden voortgaan.
‘Als je het niet kan uitleggen aan een zesjarige, snap je het zelf ook niet’, zei Albert Einstein eens. KONA legt zijn werk dan ook het liefst uit met kinderlijke eenvoud. “Stel, een bedrijf produceert twintig fietsen en wil naar een capaciteit dertig of vijftig fietsen…” legt Roel uit. “Bij één station worden de frames gelast, bij de andere de zadels gemonteerd, weer een ander station bevestigt de trappers. KONA kijkt bijvoorbeeld aan de hand van een waardestroomanalyse samen met de medewerkers op welke punten dat proces aanpassingen vereist, om het gevraagde resultaat te realiseren. Bijvoorbeeld op gebied van doorlooptijd of kwaliteit.” Het traject vereist een mentaliteit van verbetering, een denkwijze gestimuleerd door de principes van Lean en Six Sigma. Eenzelfde instelling is nodig bij het voltooien van een triatlon.
“Een doel stellen, gestructureerd trainen, discipline, doorzettingsvermogen en leven naar dat doel. Waarom doe je dit?” beschrijft Roel, die weet dat zo’n lange rit nooit zonder obstakels verloopt. “In die termen geloven wij echt. Je bent wel eens niet lekker of krijgt blessures, maar je moet blijven plannen, uitvoeren en vasthouden. Iedere dag bezig zijn met wat je wilt bereiken.” Daarbij is ‘doen’ het sleutelwoord. “Papier is geduldig. Je kunt nog zoveel theoretiseren, maar als je er niet naar handelt, gebeurt er alsnog vrij weinig.” Een belangrijk begrip dat daar in meespelt en je misschien niet zo snel koppelt aan slopende beproevingen: “Je moet het leuk vinden!” stelt hij lachend.
KONA hanteert dan ook speelse elementen, die zicht op het proces versimpelen. We gaan terug naar de fabriek met twintig fietsen: “Die bouwen we bijvoorbeeld na met Lego”, illustreert Roel. “Daarmee simuleren we de fabriek, de verschillende stations, de producten. In die vereenvoudigde weergave gaan we kijken: welke stappen neem je nu om van twintig naar dertig fietsen te komen?” De situatie wegnemen uit de gigantische fabriek en schetsen op een kleinschalig bureau behoort toe tot de kunst van het ‘voor je zien’. De grootste atleten, ondernemers en psychologen kunnen elkaar de hand schudden over deze hersenkracht: visualiseer je succes, dan wordt het tastbaarder dan ooit.
Bouwen met Lego klinkt misschien kinderlijk, maar ‘simpel’ is de passende beschrijving. Leren om je veters goed te strikken lijkt ook kinderlijk, tot ze midden in je triatlon ineens loszitten. De kleine dingen hebben groots effect. Het werken met een minifabriek van blokjes laat genoeg ruimte over voor een razende brainstorm. “Het begint als één grote chaos. Uiteindelijk maken we slagen en passen we de juiste denkwijze toe om in die chaos een gestroomlijnd pad naar het doel te vinden.” Ook bij een serieuze vergadering mag gelachen worden. “Spelenderwijs enthousiasmeren we de groep voor het proces dat komen gaat. Dat is belangrijk: voordat we beginnen, de lol van verbetering en verandering inzien.”
Het gaat kriebelen, je ziet voor je wat er moet gebeuren en de finishlijn is al bijna in zicht. Maar daarmee ben je er nog niet. “Doen! Executie is het belangrijkst”, benadrukt Roel nog eens. In triatlon-taal: duik dat water in. Stap die fiets op. Begin met lopen. Het is dan ook zaak om ieder station onder de loep te nemen. “Hoelang duurt elke stap? Hoe veel ruimte gebruiken we? Hoe veel fietsen staan voor een station te wachten en wat is de wachttijd? Vervolgens bepalen we wat er moet veranderen om van twintig naar dertig fietsen te gaan, onder andere door het toepassen van Lean principes.”
Als ervaringsdeskundige weet Roel dat je nooit alleen bergafwaarts fietst, met de stroom meezwemt of zonder pijn loopt. “Het belangrijkste is meters maken met je doel voor ogen.” KONA benadrukt dat de finishlijn gepasseerd moet worden, ongeacht ieder moment dat je het liefste wil stoppen. Anders was alle moeite, al het trainen, alle pijn, voor niks. “Tijdens het verbeterproces stuur je bij. Wat moet ik de volgende kilometer anders doen? Op het moment dat je omweggetjes moet nemen, haken organisaties vaak af. Dat is jammer. Ze willen in één keer van A naar B, maar dat kan niet zonder dat je langs C, D en E gaat.”
Eyes on the prize, zegt de mentor. Voorbereiden, uitproberen en verbeteren is slechts de eerste fase. De echte triatlon begint als je alle training hebt voltooid. Je weet wat goed gaat en wat beter moet, nu moet je de piekprestatie laten zien tijdens de triatlon. “Ieder project definieer je waar je naartoe wilt. Waar sta je nu en waarom? Dan komt de verbeterslag, de beproeving tot de finish. Als het project is afgerond, moet je zorgen dat je vasthoudt en je verbeteringen en successen borgt. Daar zit de grootste uitdaging.”
Voor een triatlon dient het hele milieu om de atleet heen te kloppen. Training, team, voeding, mentaliteit en materiaal, maar uiteindelijk moet je zelf zwemmen, fietsen en lopen. Hetzelfde geldt voor organisatorische verandering. “Wat wij doen is niet ‘de grote KONA-show’. Wij laten zien wat je nodig hebt (voeding en materiaal), krijgen de neuzen dezelfde kant op (team en mentaliteit) en zetten de eerste stappen (training). Het belangrijkste vinden wij dat de organisatie het daarna zelf kan. Ook wanneer er in de toekomst opnieuw aanpassingen vereist zijn”, benadrukt Roel. “Je moet zelf die finishlijn over.”
In de voorbereiding op jouw beproeving voorziet KONA het complete plaatje. “De meesten richten zich op projectmanagement, óf ontwerp. KONA doet allebei. Wanneer er een nieuwe terminal of fabriek moet komen, laten wij je ook zien hoe je die ontwerpt. Daarna helpen we je om het te realiseren. Maar, uiteindelijk heb je handvatten om het zelf te doen.” Want, de finishlijn is geen eindpunt, maar een nieuwe start. “Toen ik mijn eerste triatlon voltooide dacht ik: ‘Yes! Het is me gelukt’, maar ook: ‘Wat kan er de volgende keer beter?’” Die mentaliteit achterlaten is minstens zo belangrijk, zo niet belangrijker dan een verbeterde productieketen. “Het allerbelangrijkste is mensen helpen te realiseren dat ze hun grenzen kunnen verleggen, en dat ze nieuwe dingen kunnen bereiken waar ze trots op zijn.”
