Als jij ’s ochtends wakker wordt, vind je dan elke dag opnieuw het wiel uit, of start je eerst met je vaste routines voordat je de uitdagingen van de dag te lijf gaat? Waarschijnlijk dat tweede. Zo zou het binnen bedrijven ook moeten gaan: zorg eerst dat de basis op orde is voordat je aan nieuwe verbeteringen begint.
Toch wordt standaardisering vaak overgeslagen en stappen bedrijven direct door naar het volgende verbetertraject als het vorige afgerond is. Zo loop je het risico terug te vallen in oude patronen. Juist door standaard werk te introduceren en processen te standaardiseren, maak je ruimte voor nieuwe groei. De grondlegger van het Toyota Productie Systeem, Taiichi Ohno, deed daar een beroemde uitspraak over: ‘Waar geen standaarden zijn, kan geen Kaizen zijn.’
Standaardiseren en verbeteren gaan hand in hand
Standaardiseren en verbeteren lijken twee tegenstrijdige principes. Het eerste is gericht op het vastleggen van werkwijzen, terwijl het tweede juist draait om het vinden van nieuwe, betere werkwijzen om je processen naar een hoger plan te tillen. Toch kan het een niet zonder het ander.
Verbetering zonder standaardisering verdwijnt weer, maar standaardisering zonder verbetering leidt tot stilstand. Als je als organisatie wil groeien, moet eerst de basis goed zijn. Vanuit een solide uitgangspositie kun je vervolgens de lat steeds een beetje hoger leggen. Bereik je vervolgens je verbeterdoelen, dan is het weer zaak om ervoor te zorgen dat je die progressie vasthoudt: je moet standaardiseren.
Standaardisering geeft inzicht
Om beter te worden, moet je eerst weten hoe ‘goed’ eruitziet. Standaardisering stelt je in staat om die baseline vast te stellen. Als iedere werknemer alles op zijn eigen manier aanpakt, is het moeilijk om te herkennen welke processen goed gaan en waar verbetermogelijkheden liggen. De variatie is dan simpelweg te groot en het is niet duidelijk waar de oorzaak ligt van wisselende resultaten.
Afwijkingen kunnen bijvoorbeeld ontstaan doordat de ene werknemer sneller werkt dan de ander of doordat iemand een bepaalde handigheid niet kent. Juist dit soort specifieke skills kunnen een uitgangspunt zijn om standaard werkwijzen op te stellen, of bestaande standaarden te verbeteren.
Door processen te standaardiseren strijk je die plooien glad. Niet om te voorkomen dat er ooit nog afwijkingen insluipen, dat is onvermijdelijk, maar om ervoor te zorgen dat afwijkingen direct opvallen wanneer ze zich voordoen. Zo kun je direct doelgericht bijsturen wanneer dat nodig is.
