Als je vooruit wilt komen, kun je als een gek sprinten. Maar hoelang kun je dat volhouden?
Bovendien, wanneer je niet meer verder kunt, voelen zelfs de kleinste stappen als zware taken. Gebalanceerde vooruitgang gaat niet alleen over snelheid. Het gaat om de juiste basis: conditie, techniek en mentaliteit. Een triatleet zwemt 3,8 kilometer, fietst dan nog eens 180 kilometer en rent uiteindelijk een volledige marathon. Bij voorkeur zo snel mogelijk, maar nooit op volle snelheid. Vooruitgang boeken in je operationele processen – volgens de principes van continue verbetering – werkt net als een triatlon.
Waarom? Wij bij KONA Operational Excellence willen je dat graag uitleggen.
KONA helpt productie- en opslagorganisaties bij het realiseren van transities door operationele processen te ontwikkelen, ontwerpen, verplaatsen en verbeteren. Dit alles met het doel om de operationele prestaties te optimaliseren. Roel Nieuwenhuizen is de oprichter van KONA en zelf een fervent triatleet. "Ik geniet enorm van het boeken van vooruitgang en het helpen van anderen om dat ook te doen. Dat merk ik nu ook nu ik al een tijdje triatlons doe." Dus zelfs in de sport komt deze drijfveer voor zijn carrière naar voren: vooruitgang boeken en elke dag een beetje beter worden. Dit deed hij eerder jarenlang op het gebied van procesverbetering bij Morgens Industries. Met 'zijn' KONA laat hij die voorganger achter zich, maar blijft hij werken volgens dezelfde kernwaarden.
Albert Einstein zei ooit: "Als je het niet aan een zesjarige kunt uitleggen, begrijp je het zelf niet." KONA legt daarom haar werk bij voorkeur uit met kinderlijke eenvoud. "Stel dat een bedrijf 20 fietsen produceert en wil gaan naar een output van 30, 40 of 50 fietsen..." legt Roel uit. "Bij het ene station worden de frames gelast, bij een ander worden de zadels gemonteerd en weer een ander station monteert de pedalen. Met behulp van bijvoorbeeld een waardestroomanalyse kijkt KONA samen met de medewerkers naar welke punten in dat proces aanpassingen nodig zijn om het gewenste resultaat te bereiken. Bijvoorbeeld op het gebied van doorlooptijd of kwaliteit." Het proces vereist een verbeteringsgerichte mindset, een manier van denken die wordt gestimuleerd door de principes van Lean en Six Sigma. Dezelfde mindset is nodig bij het voltooien van een triatlon.
Een doel stellen, gestructureerd trainen, discipline, doorzettingsvermogen en toewerken naar dat doel.
“Waarom doe je dit?” beschrijft Roel, die weet dat een lange reis zoals deze nooit zonder obstakels is. “We geloven echt in die termen. Soms voel je je niet goed of krijg je blessures, maar je moet blijven plannen, uitvoeren en je aan het plan houden. Elke dag werken aan wat je wilt bereiken.” ‘Doen’ is hierbij het sleutelwoord. “Papier is geduldig. Je kunt zoveel theoretiseren, maar als je er niet naar handelt, gebeurt er heel weinig.” Een belangrijk concept dat hierbij een rol speelt, en dat je misschien niet zou associëren met zware uitdagingen: “Je moet het leuk vinden!” zegt hij met een glimlach.
KONA gebruikt daarom speelse elementen om het proces inzichtelijker te maken. We gaan terug naar de fabriek met twintig fietsen: “We bouwen ze bijvoorbeeld opnieuw op met Lego,” illustreert Roel. “Daarmee simuleren we de fabriek, de verschillende stations, de producten. In die vereenvoudigde weergave kijken we dan: welke stappen neem je nu om van twintig naar dertig fietsen te komen?” De situatie weghalen uit de gigantische fabriek en schetsen op een kleinschalig bureau behoort tot de kunst van ‘voor je zien’. De grootste atleten, ondernemers en psychologen kunnen elkaar de hand schudden bij deze mentale kracht: visualiseer je succes, dan wordt het tastbaarder dan ooit.
Bouwen met Lego klinkt misschien kinderachtig, maar ‘eenvoudig’ is de juiste beschrijving. Leren om je veters goed te strikken lijkt ook kinderachtig, totdat ze losraken tijdens je triatlon. De kleine dingen hebben een groot effect. Werken met een mini-fabriek van blokjes laat voldoende ruimte voor een brainstormsessie. “Het begint als één grote chaos. Uiteindelijk boeken we vooruitgang door stappen te nemen en de juiste denkwijze toe te passen om een gestroomlijnd pad naar het doel te vinden in die chaos.” Lachen is ook toegestaan in serieuze vergaderingen. “Op een speelse manier enthousiasmeren we de groep voor het komende proces. Dat is belangrijk: voordat we beginnen, moet je de vreugde van verbetering en verandering zien.”
Het begint te kriebelen, je ziet duidelijk wat er gedaan moet worden en de finishlijn is bijna in zicht. Maar dat brengt je er nog niet. “Doe het! Uitvoering is het allerbelangrijkste,” benadrukt Roel opnieuw. In triatlon-termen: duik dat water in. Stap op die fiets. Begin met lopen. De sleutel is dan om elk station grondig te onderzoeken. “Hoe lang duurt elke stap? Hoeveel ruimte gebruiken we? Hoeveel fietsen staan er te wachten voor een station en wat is de wachttijd? Vervolgens bepalen we wat er moet veranderen om van 20 naar 30 fietsen te gaan, onder andere door Lean-principes toe te passen.”
Als ervaringsdeskundige weet Roel dat je nooit alleen bergaf fietst, met de stroom meezwemt of zonder pijn rent. "Het belangrijkste is vooruit blijven gaan met je doel voor ogen," zegt hij. KONA benadrukt dat de finishlijn gehaald moet worden, ongeacht de momenten waarop je liever zou stoppen. Anders was alle moeite, training en pijn voor niets geweest. "Tijdens het verbeterproces maak je aanpassingen. Wat moet ik de volgende kilometer anders doen? Op het moment dat je omwegen moet nemen, haken organisaties vaak af. Dat is jammer. Ze willen rechtstreeks van A naar B, maar je kunt dat niet doen zonder langs C, D en E te gaan."
Eyes on the prize, zegt de mentor. Voorbereiden, uitproberen en verbeteren is slechts het eerste stadium. De echte triatlon begint pas wanneer je al het trainen hebt voltooid. Je weet wat goed gaat en wat verbeterd moet worden, nu moet je piekprestaties leveren tijdens de triatlon. "Bij elk project bepaal je waar je naartoe wilt. Waar sta je nu en waarom? Dan komt de verbeterfase, proberen om te voltooien. Eenmaal het project afgerond, moet je ervoor zorgen dat je vasthoudt en je verbeteringen en successen veiligstelt. Daar ligt de grootste uitdaging."
Voor een triatlon moet de hele omgeving rondom de atleet kloppen. Training, team, voeding, mentaliteit en uitrusting, maar uiteindelijk moet je zelf zwemmen, fietsen en rennen. Hetzelfde geldt voor organisatieverandering. “Wat wij doen is niet 'de grote KONA-show'. We laten zien wat je nodig hebt (voeding en uitrusting), brengen de neuzen in dezelfde richting (team en mentaliteit) en zetten de eerste stappen (training). Het belangrijkste is dat we geloven dat de organisatie het daarna zelf kan. Zelfs als er in de toekomst opnieuw aanpassingen nodig zijn,” benadrukt Roel. “Je moet die finishlijn zelf oversteken.”
Bij de voorbereiding op jouw uitdaging biedt KONA het volledige plaatje. "De meeste focussen op projectmanagement of ontwerp. KONA doet beide. Als er een nieuwe terminal of fabriek moet worden gebouwd, laten we ook zien hoe je het moet ontwerpen. Vervolgens helpen we je het te realiseren. Maar aan het eind van de dag heb je de tools om het zelf te doen." Want de finishlijn is geen eindpunt, maar een nieuw begin.
"Toen ik mijn eerste triatlon voltooide, dacht ik: 'Yes! Ik heb het gedaan', maar ook: 'Wat kan ik de volgende keer beter doen?'" Deze mindset achterlaten is minstens zo belangrijk, zo niet belangrijker, dan een verbeterde productieketen. "Het belangrijkste is mensen te helpen realiseren dat ze hun grenzen kunnen verleggen en nieuwe dingen kunnen bereiken waar ze trots op zijn."
