Waar gehakt wordt vallen spaanders. In een onderneming is het onvermijdelijk dat er dingen misgaan. Wat succesvolle bedrijven onderscheidt, is hoe ze met die uitdagingen omgaan. Plak je pleisters of pak je problemen bij de wortel aan? Als het op troubleshooting aankomt is jouw personeel de eerste verdedigingslinie. Zo stop je met symptoombestrijding en rust je je medewerkers optimaal uit om de problemen die op ze afkomen op te lossen.
1. Van reactief naar pro-actief: Poka-Yoke
In het ideale scenario voorkom je problemen voordat ze zich voordoen. Dat vereist een fundamentele verandering in denken en werken. Brandjes blussen is intuïtief: er gaat iets mis, dus je lost het op. Problemen voorkomen vereist inzicht.
In veel organisaties ligt de nadruk bij incidenten op het zo snel mogelijk hervatten van het proces. Dat is begrijpelijk, maar als je continu brandjes aan het blussen bent, is het moeilijk om het grotere patroon te herkennen. Daarom is het zaak om analyse een vast onderdeel te maken van het proces. Maak afwijkingen zichtbaar met visual management en grijp direct in bij de eerste tekenen van een probleem.
Deze preventiemethode wordt Poka-Yoke genoemd. Twee concepten die kunnen helpen bij preventie zijn mura (variatie) en muri (overbelasting). Door mura en muri vroegtijdig te identificeren en in de kiem te smoren, voorkom je dat processen vastlopen.
2. Focus op de oorzaak: root cause analysis
Een ezel stoot zich in het algemeen niet twee keer tegen dezelfde steen, maar een brandjesblusser loopt dat risico wel. Storingen moeten opgelost worden, maar als het onderliggende probleem niet verholpen wordt, ben je zo weer terug bij af. Daarom is het zaak om ook altijd de oorzaak te achterhalen: de root cause analysis.
Toyota ontwikkelde de 5 Why's om de kernoorzaak van een probleem te achterhalen.
Voorbeeld:
Probleem: de machine stopt
– Waarom stopte de machine? -> Een zekering is gesprongen.
– Waarom sprong de zekering? -> De machine was overbelast.
– Waarom was de machine overbelast? -> De laatste check is niet goed uitgevoerd.
– Waarom is de check niet goed uitgevoerd? -> Er is geen verantwoordelijke aangewezen.
– Waarom is er geen verantwoordelijke aangewezen? -> Onvoldoende procesinstructie.
Oplossing: duidelijkere kaders en instructies invoeren.
Laat medewerkers standaard een dergelijke root cause analysis uitvoeren wanneer een probleem zich voordoet. Zo creëer je bewustzijn over het proces en voorkom je dat medewerkers blijven hangen in symptoombestrijding.
3. Eigenaarschap op de werkvloer: empowerment
Succesvol oplossingsgericht werken valt of staat met werknemers die weten wat hun rol is. In veel organisaties ligt de verantwoordelijkheid voor het oplossen van problemen bij de manager, maar eigenlijk is dat niet de meest logische manier om met problemen te dealen. Medewerkers op de werkvloer weten vaak beter hoe processen in de praktijk in elkaar steken en zien bovendien hoe brandjes ontstaan.
Betrek daarom het hele team actief in het verbeterproces. Maak werknemers verantwoordelijk voor hun eigen onderdeel, vraag om initiatief en beloon dit ook. De persoon die het probleem ziet, leidt de verbetering. Door personeel autonomie te geven en hun successen te vieren, zorg je dat medewerkers zich gewaardeerd voelen en benut je bovendien hun volledige potentieel. Respect for People heet dit principe binnen lean.
4. Train probleemoplossingsvaardigheden (PDCA, A3)
Personeel is doorgaans meer dan bereid om mee te denken aan systematische oplossingen, maar moet daarvoor wel de juiste kennis en tools tot zijn beschikking hebben. Na identificatie van een probleem, moet het opgelost worden. Daarvoor zijn praktische methodes zoals A3 en PDCA handige tools. Deze helpen om structuur aan te brengen in complexe problemen en concrete stappen op te stellen om verbeteringen te implementeren.
5. Leiderschap: van expert naar coach
Binnen lean-organisaties is een andere rol weggelegd voor leidinggevenden dan in meer traditionele bedrijven. De lean-manager is niet de persoon waarbij personeel aanklopt om z'n boontjes te laten doppen, maar juist de begeleider die bijstuurt en personeel helpt om zelf aan de slag te gaan met uitdagingen.
De oplossingsgerichte werkwijze vraagt meer van werknemers. Brandjes blussen is nu eenmaal makkelijker dan oorzaken achterhalen en structurele verbeteringen doorvoeren. Het is aan de leidinggevenden om personeel daarin te ondersteunen. Stel vragen in plaats van dat je orders geeft en laat mensen zelf oplossingen aandragen. De manager is niet de problem solver, maar de ontwikkelaar die zorgt dat iedereen weet wat van hem verwacht wordt, de procedures gevolgd worden en de juiste stappen gemaakt worden.
6. Standaardiseer
Standaardisering is een van de kernprincipes van lean werken. Door de beste werkwijzen te identificeren, (visueel) vast te leggen en met dagelijkse checks te waarborgen, voorkom je dat werknemers op onbekend terrein terechtkomen en moeten improviseren. Vanuit een stabiele basis worden problemen sneller zichtbaar (want ze wijken af) en is personeel beter uitgerust om de uitdagingen te tackelen. Implementeer standaardisering niet top-down, maar definieer samen met het personeel op de werkvloer (genchi genbutsu) wat werkt.
Kaizen: maak verbeteren dagelijkse business
Het hoeft niet eerst finaal mis te gaan voordat je met probleemoplossing aan de slag kunt. Door elke dag te schaven aan kleine verspillingen (muda), bottlenecks te verhelpen en waar mogelijk upgrades door te voeren, zorg je niet alleen dat je bedrijf stappen vooruit maakt, maar voorkom je ook potentiële grotere storingen. Voer vaste kaizen-events in waarin teams storingen identificeren, verbeteringen doorvoeren en reflecteren. Door verbetercycli in te bouwen voorkom je problemen voordat ze zich voordoen. Dat is pro-actief handelen in de praktijk en zo is de cirkel rond.
Maak de stap
Iedere ondernemer droomt van personeel dat zelf pro-actief aan de slag gaat met probleemoplossing, maar de brandjesblusmentaliteit is vaak hardnekkig. Ben jij benieuwd hoe je met jouw bedrijf de cultuuromslag kunt maken? Neem dan contact op met Kona Operational Excellence.
