Veel ondernemers zal het bekend voorkomen: je zit vol goede ideeën, hebt het heleplaatje helder in je hoofd en weet hoe je proces eruit moet zien. Maar nu moeten al die plannen nog in de praktijk gebracht worden. Het procesontwerp is immers pas het startpunt.
Wat er op papier mooi uitziet, kan in de praktijk moeilijk te realiseren zijn. Anderzijds kun je op de werkvloer tegen kansen aanlopen die je vanuit je kantoor nooit had kunnen voorzien. Met dit stappenplan gebaseerd op de lean principes van Toyota zet je jouw ontwerp om in een gestroomlijnd proces in de praktijk.
1) Van ontwerp naar implementatieplan
Een procesontwerp is een intentie, geen eindproduct. Implementatie begint daarom met het vertalen van het ontwerp naar een concreet plan voor de operationele uitrol.
– Definieer rollen en stel werkinstructies op. Om duidelijkheid te scheppen over taakverdeling en verantwoordelijkheden maak je gebruik van een model als RACI. Het RACI-model maakt onderscheid tussen uitvoerend (Responsible), verantwoordelijk (Accountable), adviserend (Consulted) en geïnformeerd (Informed) personeel. Door de rollen duidelijk te verdelen zorg je ervoor dat iedereen weet wat van hem of haar verwacht wordt en voorkom je verwarring.
– Stem plannen af op de werkvloer. Toyota noemt dit genchi genbutsu, letterlijk ‘ga naar de bron’. Een procesontwerp is vaak erg theoretisch. Op de werkvloer zie je waar de werkelijke situatie afwijkt van het ontwerp, of de geplande inrichting van een proces haalbaar is en waar mogelijke bottlenecks liggen.
– Organiseer randvoorwaarden. Zorg dat machines en andere productiemiddelen in optimale staat zijn, materiaalstromen op orde zijn en de nodige veiligheidsmaatregelen getroffen zijn. Zo voorkom je dat je tijdens de implementatie voor ongewenste verrassingen komt te staan.
2) Richt de organisatie en systemen in op de veranderingen
Of je nu een nieuwe productielijn opzet, of je orderverwerking volledig omgooit: nieuwe processen raken vaak ook omliggende processen en afdelingen. Verbeteringen en innovaties hebben alleen kans van slagen als de basis (oftewel "de standaard") op orde is om het nieuwe proces te ondersteunen.
– Richt je workflow in: zorg dat zowel je digitale als fysieke processen op orde zijn en met elkaar geconfigureerd zijn. Grote veranderingen vereisen veel samenwerking van verschillende afdelingen. Om te zorgen dat dit soepel verloopt is het zaak dat iedereen op een lijn zit en systemen op elkaar afgestemd zijn.
– Implementeer dashboards voor kwaliteitscontrole. Als een proces eenmaal in gang is, verzamel je grote hoeveelheden data. Met de juiste tools om de resultaten in beeld te brengen stel je jezelf in staat om adequaat toezicht te houden op je output en te leren van je eigen proces.
– Train personeel en zorg dat zij beschikking hebben tot de middelen en materialen die nodig zijn voor de nieuwe processen.
– Jidoka: bouw kwaliteit in. Als er iets misgaat, wil je daar niet pas uren later achter komen. Het jidoka-principe laat zowel personeel als machines toe om de productie direct stop te zetten als er een fout gedetecteerd wordt. Waar mogelijk zal het proces het probleem ook zichtbaar maken en voorkomen dat het terugkeert.
3) De pilotfase
Bij het doorvoeren van vernieuwingen stuit je altijd op obstakels. Een proces direct organisatiebreed uitrollen is dus vragen om problemen. Door eerst een pilot uit te voeren kun je de nieuwe plannen eerst in gecontroleerde omgeving testen en waar nodig bijsturen.
De sleutel hierbij is om klein te beginnen: voer de veranderingen eerst alleen door op één afdeling, binnen één team of bij één terminal. Observeer vervolgens op de werkvloer) hoe het gaat: waar loopt de productielijn vast, welke stappen kunnen nog gestroomlijnd worden? Meet daarnaast de prestaties voor waardevolle inzichten in factoren als doorlooptijd, foutpercentages, wachttijden en materiaal- en machinegebruik.
Valideer bovendien ook bij het personeel ook of zij het proces als logisch en uitvoerbaar ervaren. Voer waar nodig steeds kleine aanpassingen door. Deze methode van kleine verbeteringen heet binnen lean management ook wel Kaizen.
4) Schaal op: uitrol en adoptie in de hele organisatie
De pilot stelt je in staat om de ‘papieren logica’ van het ontwerp in de praktijk te testen. Is de pilot succesvol? Dan is de volgende stap om het nieuwe proces organisatiebreed te implementeren. Het werkende prototype moet nu de standaard worden binnen je bedrijf.
Deze stap valt of staat met duidelijkheid. Veranderingen zijn van nature al chaotisch genoeg. Om ervoor te zorgen dat jouw verbeteringen een succes worden, is het essentieel dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Communiceer duidelijk wat er gebeurt en waarom, wijs mensen aan die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse gang van zaken en zorg waar nodig dat personeel op de werkvloer de juiste coaching en training krijgt.
Belangrijk is daarbij ook om in het proces routines in te bouwen en ruimte te maken voor terugkoppeling. Organiseer dagstarts of andere vaste momenten om met elkaar af te stemmen en zorg dat er duidelijke protocollen zijn om met vragen, incidenten en feedback om te gaan. Met een proces dat technisch functioneel is, ben je er nog niet. Pas als de nieuwe werkwijze breed geïmplementeerd kan worden is een proces een succes.
5) Stabiliseer, borg en verbeter
Een proces dat ‘af’ is, is uiteindelijk pas een beginpunt. Je voert verandering immers door om operationeel succesvol te zijn met je nieuwe manier van werken. Na de uitrol van de innovaties is het dus zaak om de vooruitgang te verankeren en waar mogelijk te optimaliseren.
– Standaardiseer. Ontdekken hoe een taak het best uitgevoerd kan worden, kan best een uitdaging zijn. Als je de juiste werkwijze eenmaal hebt gevonden, zorg dan dat je deze duidelijk vastlegt en de relevante werknemers informeert. Zo hoef je niet iedere keer opnieuw het wiel uit te vinden.
– Stel (Key) Performance Indicators in. Om prestaties in beeld te krijgen heb je data nodig. Het bijhouden van (Key) Performance Indicators met inzichtelijke dashboards stelt je in staat om inefficiënties snel te herkennen en in de kiem te smoren.
– Hansei: reflecteer. Of je nu tegen kinderziektes aanloopt of inefficiënties hebt: je proces is nooit af. Bouw daarom vaste reflectiemomenten in met teams om te analyseren wat goed gaat, en wat beter moet.
– Kata: verbeter voortdurend. Reflecteren heeft alleen zin als je ook wat doet met je bevindingen. Met vaste verbetercycli, bijvoorbeeld volgens het PDCA- principe (Plan, do, check, act) werk je structureel toe naar operational excellence.
Door nieuwe processen te standaardiseren en kwaliteit te waarborgen voorkom je dat je terugvalt in oude gewoonten. Door je nieuwe werkwijze continu kritisch te evalueren en een vinger aan de pols te houden bij het personeel garandeer je bovendien dat je je proces ook actueel en toekomstbestendig houdt.
Van papier naar proces
Een goed procesontwerp is van onschatbare waarde, maar die waarde kun je pas verzilveren als je de plannen in de praktijk brengt. Door je blauwdruk stap voor stap te implementeren en te blijven verbeteren zet je je plannen om in productiviteit. Want fantaseren is heerlijk, maar niets geeft zoveel voldoening als je plannen omgezet zien worden in een operationele realiteit.
De uitrol van een proces kan een grote uitdaging zijn. Daarom staan wij bij Kona Operational Excellence klaar om jouw proces tot een succes te maken. Benieuwd wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem contact met ons op.
