“In all chaos there is a cosmos”, zei Zwitsers psycholoog Karl Jung. De Griekse creatiemythologie ziet chaos als het lege ‘niets’, ogenblikken voor de creatie van het universum; de kosmos. Op dat ogenblik verandert chaos in orde, en ontstaat er harmonieus leven. Chaos als een idee in je hoofd. Zonder een gestructureerd plan, blijft het een leeg ‘niets’. Je wilt daarom je plannen gestructureerd op papier zetten, voor je tot realisatie overgaat. Dan pas zal wat je wil doen in balans zijn met wat er daadwerkelijke gedaan gaat worden. Dit artikel geeft je een inkijkje in het omzetten van een chaotisch idee tot een plan vol structuur.
In ons vorige artikel las je hoe een gedegen onderzoek je helpt bij het nemen van de volgende stap. Je stelt een doel, bepaalt welke aanpassingen er gedaan moeten worden en kijkt naar de mogelijkheden om dat te realiseren. Uitbouwen of verhuizen? Optimaliseer je het huidige proces of ontwerp je een compleet nieuw proces? Moderniseer je of niet? Als je alle criteria grondig hebt afgewogen, kom je bij het plan van aanpak om de realisatie vorm te geven. Dat wil je doen zonder te veel verrassingen. Daarom zorg je het liefst voor een schematisch stappenplan waarin de resultaten uit het onderzoek zijn verwerkt.
De eerste stap: van onderzoek naar plan
In een dergelijk plan bepaal aan de hand van je onderzoeksresultaten wat, waar, hoe en met welke middelen je stappen gaat ondernemen. Met nieuwe grond, een nieuw pand en nieuwe machines. Of juist met de huidige middelen en wat subtielere aanpassingen. Vervolgens breng je met een block lay-out schematisch de process flows en nodige technologie in kaart. Deze gesimplificeerde weergave, op papier of in eenvoudig 3d-model, geeft een helder overzicht van de indeling van de beschikbare ruimte. Maak je dit op je juiste manier zichtbaar, dan weet je precies hoe je de (nieuwe) inrichting zo efficiënt mogelijk kunt invullen om het maximale uit je vierkante meters te halen.
Vervolgens is het zaak om nauwkeurig de functionele specificaties binnen het productieproces te definiëren. Vaak denken we bijvoorbeeld bij procesinnovatie in oplossingen en het toepassen van technische veranderingen. De truc hierbij is om niet te ver in te zoomen; focus je vooral op welke waarde een bepaalde proces moet toevoegen. Hierbij beantwoorden we de vragen: "(1) wat is de input van dit proces / deze processtap, (2) wat verandert er / wat is de output, (3) welke handelingen dragen daadwerkelijk bij aan de verandering en (4) hoe kunnen we die zo efficient en effectief mogelijk uitvoeren?" Bij heldere functionele specificatie kunnen productontwikkelaars en leveranciers met hun kennis en kunde vervolgens bijdragen aan de beoogde optimalisatie en/of innovatie.
Aan de hand van deze informatie stel je een eerste budget samen. Het eerste budget mag een marge bevatten van twintig procent. Schattingen in het proces die hiervan afwijken zijn vaak nog goed aan te passen naar het daadwerkelijke budget. Anderzijds is ook de schommeling in de kosten binnen deze marge vaak nog goed te verantwoorden. Met het budget in gedachten en de verzamelde informatie kun je aan de slag met een grove planning. Daarin komt vooral aan bod welke elementen er sowieso nodig zijn, en welke partijen er aan te pas komen om het plan te realiseren.
Verder vooruit: duid de details
De grove planning is als een schets. Wanneer deze is gemaakt, ga je langzaam steeds scherpere lijnen aanbrengen: de details. Dit gebeurt ten eerste met een Programma van Eisen (PvE). Dit beschrijft de gebruikerswensen voor het nieuwe (of bestaande) gebouw en de processen (ofwel waardestromen) binnen het gebouw. Daarbij is het doel om een optimale gebruikerswaarde te realiseren. Kortom: je beantwoordt iedere vraag die architect, aannemer of iedere andere betrokken partij aan jou zou kunnen stellen: “Waar moet dit nieuwe pand allemaal aan voldoen om maximaal waarde te creëren?”
Ten tweede kom je bij de detaillering van de lay-out. Daarin ga je de schematische weergave van de block-layout verder uitvouwen. Dit kun je bijvoorbeeld ondersteunen met een ‘spaghetti-diagram’. Als het chaotischer lijkt dan het beeldscherm van een luchtverkeersleider, kijk dan nog een keer naar de inrichting: kruisende lijnen moeten zo veel mogelijk worden voorkomen. Dit diagram toont de ‘looproute’ van een product of werknemer gedurende het productieproces – van stap A tot Z. Welke route door het gehele bedrijf legt het product af?
Het helpt ook om per product of dienstencategorie een (future state) value stream map (VSM) te maken. Dit betreft het stappenplan van grondstof tot eindbestemming van het product. De VSM brengt de materiaal- en informatieflow overzichtelijk in kaart. Het spaghetti-diagram vult dit aan met de wandelroute van deze stappen in je pand. Het start met de klant en hoeveel van welk product die wil. Vervolgens komen de leveranciers aan bod die de nodige materialen leveren en hoe. Vanuit de klant ga je stapsgewijs terug in het proces, om na te gaan waar iedere stap in het productieproces vandaan kwam. Hierin verzamel je belangrijke informatie, zoals procestijd, de duur van een cyclus of stap, wachttijd, afvalproducten en mogelijke haperingen tijdens het proces. Alles bij elkaar geeft de huidige VSM weer. In de future state VSM pas je de huidige VSM aan zodat iedere stap ideaal verloopt, zonder onnodige wachttijd en verspilling. Dat je de uiteenzetting van je toekomstige doel.
Nadat de schets scherpe lijnen heeft gekregen en de details zichtbaar zijn, kun je ook het budget bijstellen. In plaats van een marge van twintig procent, gebruik je hier een marge van tien procent. Binnen die grenzen kun je een nauwkeurige financiering realiseren om uiteindelijk over te gaan naar de eerste echte stap van het papier af: de uitvoering. Daarvoor wil je de nodige financiële middelen uitzetten en, minstens zo belangrijk, alle vereiste vergunningen aanvragen.
Denk daarbij aan omgevingsvergunningen voor de bouw en het gebruiken van het pand en de invloed op het omringende milieu en de passende Health Safety and Environment management om disrupties door bijv. ongelukken en eventuele gevaarlijke stoffen te voorkomen. Daarnaast moet tijdens de bouw al rekening gehouden worden met de infrastructuur van de hardware, de wijze van transport in kaart gebracht worden en de nodige hijsmiddelen gereserveerd worden.
Plan je succes
Oud-president van de Verenigde Staten Winston Churchill zei: “He who fails to plan, is planning to fail.” Door structuur in je ambities aan te brengen, vergroot je de kans op een goede afloop. Vaak is het de angst voor onze eigen ambitie die ons tegenhoudt. Want wat als het misgaat? Wat als je iets over het hoofd ziet. KONA Operational Excellence zet al zijn kennis en ervaring in om alle details voor innovatie in kaart te brengen. Geen ‘door de bomen het bos niet zien’, maar van ambitieuze chaos een kloppend geheel maken, zodat je zorgeloos over kunt naar creatie. Neem eens contact op, stop met overdenken en start met creëren.
