Over succesvol zijn op het gebied van complexe en hoogwaardige permanente magneetsystemen hoef je de mensen bij Goudsmit Magnetics niets te vertellen. Sinds de oprichting in 1959 groeide dit familiebedrijf uit tot een belangrijke internationaal bekende speler in diverse markten, waaronder de auto-, voedings-, en recycling industrie. Maar op het gebied van projectmatig werken, was er nog een wereld te winnen, zegt CEO en commercieel directeur Felix Brandes. Lees verder.
“Ik was in 2020 op zoek naar een technisch bedrijf waar ik mijn ervaring op gebied van verkoop, innovatie en organisatieontwikkeling kon inbrengen. Juist toen kwam Goudsmit op de radar en dat was een schot in de roos. Het bedrijf bevond zich in en overgangsfase waar verandering en structuur nodig was.”
Goudsmit was die jaren ervoor bezig geweest met een “experimentele fase”, aldus Felix. “Men koos in eerste instantie voor zelfsturing en deed dat vrij radicaal door het management te schrappen. De achterliggende gedachte was mooi: men wilde de medewerkers in hun eigen kracht zetten. Voor een deel liep dat goed en werden veel activiteiten ontplooid. Keerzijde was dat goed overzicht ontbrak, waardoor bijvoorbeeld planningen niet voldoende realistisch werden opgesteld. De resultaten ontbraken, zodat het op een gegeven moment duidelijk was dat dit niet langer werkte. In 2021 werd er daarom voor gekozen om naast een nieuwe, kleine directie ook een tweede managementlaag in te bouwen, die veranderingen kon doorzetten.”
Uitstel geen optie
Voorwaarde voor succes, aldus Felix, was dat er werk gemaakt zou worden van het opzetten van een project organisatie, inclusief het trainen en coachen in projectmatig werken, en dat de eerste stappen richting een PMO office gezet zouden worden. En die kennis moest van buitenaf komen, zegt Felix. “Ik kwam uit bij KONA Operational Excellence omdat ik de oprichter Roel Nieuwenhuizen via mijn netwerk heb leren kennen. In eerste instantie vroeg ik hem iemand te vinden die bij ons in dienst zou komen. Dat was belangrijk omdat projectmatig werken het centrale punt is in ons vijfjarige verandertraject. Toen die zoektocht na drie maanden nog niets had opgeleverd, vroeg ik of Roel me niet aan een tijdelijke oplossing kon helpen, zodat we in ieder geval konden beginnen.”
Die ‘tijdelijke oplossing’ bleek Wilbert Hartman, senior program manager bij KONA Operational Excellence. En zijn aanpak bleek precies waar Goudsmit behoefte aan had, aldus Felix. “Het goede was dat hij meteen de focus op het resultaat van onze projecten legde, en dat hij dat voor iedereen zichtbaar en inzichtelijk maakte. Daarvoor waren resultaten via een IT tool te bekijken, maar dat was een beetje verstopt zodat de mensen op de werkvloer niet bereikt werden. Door projecten en hun doelstellingen op post-its te schrijven en aan de muren te plakken, maakte hij ze voor iedereen toegankelijk. En nu – waar je ook rondloopt in het bedrijf – je wordt er overal mee geconfronteerd.”
Ook de trainingen hebben een belangrijke rol gespeeld in het succes van de nieuwe aanpak, zegt Felix. “Eerst waren de afdelingshoofden aan de beurt en uiteindelijk de mensen die de projecten moeten uitvoeren maar die er weinig of onvoldoende ervaring mee hadden. Zo drong Wilbert steeds dieper het bedrijf door en zorgde hij ervoor dat de boodschap – stapje voor stapje – steeds breder binnen de hele organisatie gedragen werd.”
Wie daar over kan meepraten, is Leander van der Palen. “Ik ben bij Goudsmit begonnen als product manager, maar sinds begin van dit jaar ben ik manager van het marketing team. Het mooie van Goudsmit is, dat hier echt een uitvindersmentaliteit heerst: mensen weten voor alles een technische oplossing.” Maar op het gebied van projectmatig werken zag ook Leander dat zaken beter konden. “‘We misten focus en prioriteiten. We deden eigenlijk teveel tegelijkertijd en wat lukte, kwam meer door geluk dan wijsheid. We hadden vooral moeite met het stellen van prioriteiten en het afronden van projecten. Het was dus op een gegeven moment overduidelijk dat er iets moest gebeuren. En toen kwam Wilbert bij ons binnenlopen.”
“Een voorbeeld van een project waarbij KONA Operational Excellence ons heeft geholpen is de implementatie van de product configurator. Dat was een groot project omdat de impact ervan in het hele bedrijf doorwerkt. We hebben daarom flink opgeschaald en onder andere gekozen om met een stuurgroep te gaan werken. Zo verzorgden we status updates over het project voor de directie. Dat zorgde niet alleen voor meer inzicht, wat op zich al mooi was, maar het maakte ook duidelijk dat we – om succesvol te zijn – meer resources nodig hadden. En het goede was, die werden ongeveer per ommegaande ter beschikking gesteld.”
Slagvaardiger en gemotiveerder
Voor Leander zelf heeft de focus op projectmatig werken ook grote gevolgen gehad, zegt hij. “Normaal staan we zo`n drie keer per jaar op een beurs, maar de afgelopen jaren zijn veel beurzen door Covid opgeschoven. Dat betekent dat we er dit jaar aan maar liefst 11 deelnemen. Om dat in goede banen te leiden, pakken we ze allemaal projectmatig aan. Dat betekent dat we met het hele team om het bord met post-its met de voortgang staan. Zo wordt iedereen direct betrokken en is ook ieders aandeel in het uiteindelijke succes duidelijk. Wat we ook zien, is dat men slagvaardiger is geworden. Omdat het voor iedereen duidelijk is waar we heen gaan, maakt dat het ook makkelijker om ‘nee’ te zeggen tegen ad hoc acties die een lagere prioriteit hebben. En omdat iedereen weet wat zijn of haar bijdrage aan het eindresultaat is, is de motivatie enorm toegenomen.”
Dat de aanpak van KONA Operational Excellence zo`n positieve impact heeft veroorzaakt, schrijft Leander toe aan het empathisch vermogen. “Met Wilbert hadden we iemand die hulpvaardig is, goed luistert en eerlijk en realistisch is. En dat is belangrijk, want soms kunnen frustraties oplopen als bijvoorbeeld deadlines niet gehaald worden. Hij kon dan ook hard zijn, maar nooit zonder de menselijke kant uit het oog te verliezen. In het vinden en behouden van die balans had hij echt een spilfunctie.”
Goudsmit heeft inmiddels een vaste projectmanager gevonden, zegt Felix. “ Die heeft de meeste taken van KONA Operational Excellence overgenomen en alles staat nu redelijk. Maar KONA Operational Excellence heeft echt de basis gelegd. Dat nu steeds meer projecten goed en volgens plan worden afgerond, dat is een succes dat we nog niet eerder hebben gehad.”
De route naar jouw succes
Veranderen gaat niet vanzelf en een nieuwe werkwijze handhaven kost tijd, moeite en energie. Maar door het stellen van heldere doelen en de route daar naar toe en door de voortgang inzichtelijk te maken vergroot je de kans op succes aanzienlijk. KONA Operational Excellence kan je met elk van die stappen helpen zodat ook jouw ambities omgezet worden in concrete en realiseerbare doelen. Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem hier contact met ons op.
