Toyota baseert zijn succes op het doorgeven van kennis en ervaring. Werknemers worden leermeesters voor de volgende lichting. Dat kan door functies duidelijk uit te splitsen in gestandaardiseerde taken, basiskennis en -kunnen, en kwaliteiten die beschreven worden als ‘persoonlijk verkregen door ervaring’. Kennis convergeren, noemen ze dat. Breed beginnen, gespecialiseerd eindigen met de capaciteiten om kennis door te geven. Hoe jij jouw werknemers opleidt tot meesters en docenten? Lees vooral verder.
Is iedere baan anders?
Kennis convergeren is een lastig concept. Het spreekt van een standaardmodel voor alle functies binnen het bedrijf. Het werk van een kantoormedewerker is niet te vergelijken met dat van iemand op de productievloer. Hoe kunnen zij dan met eenzelfde model geanalyseerd worden? Toch begint ‘taakomschrijving’, van iedere baan bij Toyota, bij dezelfde vraag: ‘Welke kenmerken zijn nodig voor deze functie?’.
Op deze manier wordt verschil in taken aangewezen en tegelijkertijd taken gestandaardiseerd aan de hand van het model van Charles Perrow (1967). Perrow classificeerde organisatorische technologieën door te kijken naar Task Variety en Task Analyzability. Met deze twee variabelen bepaalde Perrow in welke richting kennis geconvergeerd moest worden, ook bij verschillend werk als op kantoor en de productievloer.
Task Variety: ‘Hoeveel verschillende types taken vereist deze baan?’. Deze vraag stelt vast hoeveel verschillende taken, waarvoor verschillende kwaliteiten nodig zijn, het werk vereist. Voor een kantoormedewerker kan dit zijn: plannen, vergaderen, presenteren, overleggen. Voor een productiemedewerker: technische handelingen vallen hierbij namelijk onder eenzelfde kwaliteit- en kennispakket.
Task Analyzability: ‘In hoeverre kan de baan verdeeld worden in een set duidelijk te onderscheiden taken die makkelijk geleerd kunnen worden?’. Hoog in Analyzability betekent dat het werk in makkelijke stappen kan worden uitgelegd, als een kookboek. Een lage Analyzability is meer intuïtief werk dan het volgen van basisstappen. Als een kok die zijn leerlingen de gerechten laat proeven om te bepalen welke kruiden er toegevoegd kunnen worden. Het antwoord is nooit eenzijdig, maar verschilt per persoon, kennis en ervaring.
Vier types werk
Perrow beschrijft zo banen met een Variety-Analyzability-verhouding van laag-hoog, hoog-hoog, laag-laag en hoog-laag. Dat verdeelt hij dan weer in vier categorieën.
1. Routine werk (laag – hoog)
Taken worden soms met onbewust automatisme uitgevoerd. Routinewerk bestaat uit veel dezelfde taken en is makkelijk te standaardiseren.
2. Technisch werk (hoog – hoog)
Technici worden vaak gezien als meesters in hun vak. Ze doen veel verschillende taken met bijna automatische precisie. Hun werk is goed te verdelen in makkelijke stappen en is voor deze vakmensen pure logica, alleen zijn ze daardoor vaak minder in staat om de kunst aan anderen uit te leggen.
3. Vakwerk (laag – laag)
Vakwerk lijkt op dat van de wapensmid van vroeger. Gespecialiseerde arbeid dat vaardigheid en ervaring vereist. Denk aan de leerling van de smid, die volgens de verhalen vaak op ludieke manieren moet bewijzen dat hij de kunst in handen heeft. Het wordt als ‘niet te leren’ gezien, meer als natuurtalent. Maar toch kan ook dit werk gestandaardiseerd worden in begrijpelijke taken, tot zekere hoogte.
4. Non-routinewerk (hoog – laag)
Een chirurg of talentontwikkelaar doet nooit hetzelfde. Andere mensen, andere gevallen, altijd weer uniek. Daardoor is het werk laag in Analyzability, al houdt dat ons niet tegen het te proberen.
Hoe helpt het model van Perrow jou?
Zo heb je vier categorieën arbeid die je terugvindt op iedere werkplek. Bij deze categorieën is het belangrijk om binnen jouw organisatie te vinden wat ze leerbaar maakt. Wat zijn voorbeeldbanen van deze categorie binnen jouw bedrijf? Wat kan er gestandaardiseerd worden in dit werk? En welke kennis is ervoor nodig om dit uit te voeren?
Op deze manier maak je van iedere baan binnen jouw bedrijf een blauwdruk, zoals het kookboek. Beginners starten met de basics en leren de nodige technieken en kennis beheersen. Vanaf daar begint de zelfontwikkeling, het kruiden naar eigen smaak. Een proces dat alleen in gang wordt gezet als de persoon volledig comfortabel is met het fundament. En tot slot, iemand die de basis kan verfijnen en afstellen naar zijn of haar eigen voorkeur, heeft genoeg ervaring om het vak door te geven aan een leerling. Zo creëer je een continue cirkel van bedrijfskennis dat zichzelf laat voortbestaan.
Wees klaar voor de toekomst
We hoeven je niet te vertellen dat een stabiele cyclus de basis is van een solide productie-organisatie. KONA Operational Excellence helpt je graag om alle kennis en kunnen binnen jouw bedrijf te vertalen naar een overzichtelijk fundament, waarop continu voortgebouwd kan worden. Zo worden je werknemers opleiders en bouwt de toekomst zichzelf bijna, hoef jij alleen nog maar jouw persoonlijke smaken toe te voegen. En voilà, een tijdloos recept voor succes.
Nieuwsgierig, neem contact op via https://konaexcellence.eu/contact/ en zie welke stap jij kunt nemen.